Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Dyrektor/Kierownik:


Halina Bienkiewicz - sekretarz Gminy

Pokój nr. 6

Sekretarz

– 89 524 19 08

Stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej, stypendiów szkolnych, sekretariat

– 89 524 19 00

Stanowisko ds. obsługi rady

– 89 524 19 16

Stanowisko ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych, archiwum urzędu

– 89 24 19 02

Informatyk Gminny

– 89 524 19 28

Stanowisko ds. kadr, bhp, szkoleń

– 89 524 19 28

Godziny urzędowania:
poniedziałek: 8:00-16:00
wtorek-piątek: 7:00-15:00

Zakres spraw i zadań do realizacji:

1/ prowadzenie sekretariatu wójta i zastępcy wójta, kalendarza spotkań,

2/ zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci,

3/ zaopatrzenie w materiały biurowe,

4/ zamawianie prasy,

5/ przyjmowanie i rozdział korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne,

6/ rejestrowanie korespondencji wpływającej i wychodzącej w systemie elektronicznym Proton,

7/ prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

8/ udzielanie szczegółowej informacji o zakresie działania urzędu, o właściwości komórek organizacyjnych, kierowanie do odpowiednich komórek,

9/ udzielanie informacji o kompetencjach innych urzędów celem załatwienia spraw przez interesantów,

10/ wydawanie druków i pomoc w ich prawidłowym wypełnianiu przez interesantów,

11/ obsługa techniczno-kancelaryjna Rady, komisji Rady i klubów radnych,

12/ dokumentowanie działalności Rady i jej organów,

13/ inicjowanie niezbędnych działań związanych z przeprowadzeniem wyborów ławników,

14/ prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz aktów prawa miejscowego,

15/ terminowe przekazywanie uchwał Rady do organów nadzoru,

16/ współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał i innych materiałów na posiedzenia Rady i jej komisji,

17/ prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji radnych, koordynowanie wszystkich czynności dotyczących obiegu dokumentów Rady,

18/ prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych i energetycznych,

19/ prowadzenie wszystkich spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem na pobyt stały i czasowy,

20/ udostępnianie danych osobowych i adresowych,

21/ sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu,

22/ przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych,

23/ prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców,

24/ wydawanie decyzji o wpisaniu, odmowie wpisania do rejestru wyborców,

25/ wydawanie decyzji w sprawie reklamacji na nieprawidłowości w rejestrze lub spisie wyborców,

26/ sporządzanie spisu wyborców w wyborach i referendach,

26/  prowadzenie archiwum zakładowego,

27/ nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw,

28/ prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

29/ planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Gminy,

30/ prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,

31/ nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,

32/ nadzór nad tworzeniem systemów przez firmy zewnętrzne i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania,

33/ prowadzenie działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i przechowywanych w nich danych,

34/ planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowania ich do zmieniających się potrzeb.

35/ prowadzenie spraw kadrowych pracowników jednostek organizacyjnych gminy,

36/ przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia, kompletowanie dokumentacji wymaganej do zatrudnienia,

37/ ustalanie uprawnień pracowników do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych i urlopów wypoczynkowych,

38/ przygotowywanie projektów regulaminów pracy, wynagradzania, premiowania i innych wynikających z przepisów prawa pracy,

39/ przygotowywanie wniosków o środki na roboty publiczne i prace interwencyjne, współpraca w tym zakresie z Urzędem Pracy,

40/ terminowe dokonywanie zgłoszeń imiennych do ubezpieczenia społecznego,

41/ prowadzenie rejestru przyjętych i zwolnionych pracowników oraz ewidencji archiwalnej pracowników,

42/ bieżące informowanie Skarbnika Gminy o zmianach wynagrodzenia pracowników i uprawnień mających wpływ na wysokość wynagrodzenia,

43/ realizacja spraw związanych ze szkoleniami i kształceniem pracowników Urzędu,

44/ koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk, staży uczniowskich i studenckich,

45/ prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze,

46/ prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych i przepisów wykonawczych

 

Wzory pism